SAPERION ECM E-Mail Lifecycle Management

SAPERION ECM E-Mail Lifecycle Management for Microsoft Exchange ist eine effiziente Software-Lösung für zwei zentrale Aufgaben: die revisionssichere Archivierung von E-Mails sowie die Entlastung der Microsoft Exchange Server.

Der Leistungsumfang der Suite umfasst die Archivierung des internen und externen E-Mail-Verkehrs im SAPERION ECM Archiv unter Verwendung unterschiedlichster Retention-Kategorien ebenso wie die Möglichkeit, die E-Mails nach diversen Regeln zu kategorisieren bzw. für die Archivierung zu filtern.

Bei der Archivierung werden die Original-E-Mails am Exchange-Server durch Shortcuts bzw. Formulare ersetzt. Diese Formulare verweisen auf den Speicherort der E-Mail und der dazugehörigen Attachments. Sie verbrauchen deutlich weniger Speicherplatz im Exchange-Store (Attachments werden im SAPERION ECM System abgelegt).

Das System erreicht eine hohe Benutzerakzeptanz, da sich für den Endanwender in der Benutzung der E-Nails nichts ändert.

Die archivierten E-Mails werden nach Anforderung (durch Doppelklick) automatisch im Hintergrund aus den archivierten Elementen zusammengesetzt und dem Nutzer als “normale“ E-Mail zur Verfügung gestellt. Durch die Shortcut-Delay-Funktion können archivierte E-Mails auch Blackberry-Nutzern verfügbar gemacht werden.

Die Lösung unterstützt die Offline-Nutzung der archivierten E-Mails durch den Einsatz des Outlook Add-Ins ebenso wie die komplette OWA-Funktionalität (Outlook Web Access).

SAPERION ECM E-Mail Lifecycle Management

Die Vorteile im Überblick:

  • Integration von E-Mails in das unternehmensweite Informationsmanagement
  • fallbezogene Verwaltung von E-Mails
  • höhere Effizienz durch flexible Recherche- und Zugriffsmöglichkeiten
  • Revisionssicherheit und Erfüllung gesetzlicher Auflagen (Compliance)
  • erhöhte Systemperformance durch Auslagerung von E-Mails ins Unternehmensarchiv
  • Schutz vor Datenverlust
  • Einsparung operativer Kosten